Checklist essencial para empresas que desejam começar a importar ou exportar

Expandir os negócios para o mercado internacional é um passo estratégico que pode trazer grande crescimento e competitividade para sua empresa. No entanto, para iniciar as operações de importação e exportação, é essencial estar bem preparado e evitar erros que possam comprometer os resultados. Este artigo apresenta um checklist completo para guiar empresas que desejam começar suas atividades no comércio exterior.

1. Situação legalizada

O primeiro e mais fundamental passo é garantir que a sua empresa esteja devidamente constituída e legalizada para operar no comércio exterior. Isso inclui:

• Atualizar o contrato social para incluir as atividades que se pretende realizar, seja na importação e/ou na exportação, assim como analisar a necessidade de aporte financeiro.

• Certifique-se quanto a regularidade do CNPJ, Alvará e Licença de Funcionamento do Estabelecimento.

• Estabeleça um Canal Bancário, para pagamentos e/ou recebimentos internacionais.

• Estar em dia com os Certificados Digitais (E-CNPJ e E-CPF).

• Habilitação no SISCOMEX (RADAR) (Sistema Integrado de Comércio Exterior da Receita Federal).

  
  

Sem essa base, não será possível realizar transações legais no comércio internacional.

2. Defina seus objetivos e estratégias

Depois de garantir a regularidade legal, determine os objetivos da sua empresa ao importar ou exportar. Pergunte-se:

• O que desejo alcançar? Redução de custos, expansão de mercado, diversificação de fornecedores ou clientes?

  
  

• Qual é o meu público-alvo? Defina os mercados prioritários, produtos e serviços que deseja comercializar.

  
  

Ter um planejamento estratégico bem estruturado é essencial para guiar suas decisões.

3. Conheça as Normas e Regulamentações

Cada país possui legislações específicas relacionadas à importação e exportação. É importante:

• Identificar as tarifas alfandegárias e impostos incidentes.

• Estar atento às barreiras comerciais, como exigências sanitárias, fitossanitárias ou de certificação.

• Conhecer tratados ou acordos comerciais que possam beneficiar sua operação.

  
  

Contar com a ajuda de um despachante aduaneiro pode facilitar o entendimento dessas exigências.

4. Escolha Fornecedores e Clientes Confiáveis

Parcerias sólidas são a chave para o sucesso no comércio exterior. Certifique-se de que seus fornecedores ou clientes:

• Têm histórico confiável e boa reputação no mercado.

• Identificam a Origem e Procedência dos bens que serão importados, ou destinados a exportação.

• Oferecem produtos e serviços dentro dos padrões de qualidade exigidos.

• Estão alinhados aos prazos e custos acordados.

  
  

Faça uma análise criteriosa antes de firmar contratos.

5. Organize a Documentação

O comércio exterior é conhecido por sua alta burocracia, e a organização dos documentos é essencial para evitar problemas. Alguns exemplos de documentos indispensáveis:

• Fatura Comercial: ou Commercial Invoice, é um documento instrutivo do comércio exterior e de caráter contratual, que evidencia a operação de compra e venda entre um importador e um exportador. Este documento é equivalente a uma nota fiscal e reúne todas as informações a respeito da transação mercantil. Além disso, servirá obrigatoriamente de base para a elaboração da Declaração de Importação (DI) / Declaração Única de Importação (Duimp).

  
  

• Romaneio de Carga (Packing List), documento de embarque que discrimina todas as mercadorias embarcadas ou todos os componentes de uma carga em quantas partes estiver fracionada.

  
  

• Conhecimento de Embarque: também conhecido como conhecimento de carga ou de transporte, é o documento responsável por certificar o carregamento da mercadoria e as características desta. Além disso, evidencia o acordo de transporte e frete. O nome deste documento varia conforme a via de transporte, podendo ser:

  
  

  • Marítimo: Bill of Lading (BL);

  • Rodoviário: Conhecimento de Transporte Rodoviário (CRT);

  • Aéreo: Airway Bill (AWB), House Airway Bill (HAWB) ou Master Airway Bill (MAWB);

  • Ferroviário: Conhecimento de Carga Ferroviária (TIF/CTF);

  • Multimodal: Through Bill of Lading.

    
    

• Certificados de Origem: é um documento estabelecido por acordos internacionais que tem como objetivo comprovar a proveniência de uma mercadoria para concessão de tratamento tarifário preferencial, como a isenção ou a redução de impostos. Este documento, uma vez emitido, comprova que a mercadoria foi produzida de acordo com as Regras de Origem.

  
  

Manter a documentação em ordem agiliza os processos alfandegários e reduz riscos de multas ou atrasos.

6. Planeje a Logística

Uma operação eficiente de importação e exportação depende de um bom planejamento logístico. Analise:

• Modos de transporte: escolha entre aéreo, marítimo ou rodoviário, conforme as necessidades do negócio.

• Custos logísticos: considere transporte (nacional e internacional), seguro internacional, armazenagem e desembaraço aduaneiro.

• Tempo de entrega: esteja preparado para lidar com imprevistos.

  
  

Contrate seguros adequados para proteger sua carga contra danos ou perdas.

7. Analise os Custos e Fluxo de Caixa

Importar ou exportar envolve custos além do valor dos produtos. É necessário:

• Calcular impostos, taxas alfandegárias e custos logísticos.

• Monitorar a flutuação cambial para mitigar riscos financeiros.

• Garantir que o fluxo de caixa da empresa suporte as operações até o recebimento.

  
  

Um planejamento financeiro detalhado ajuda a evitar surpresas desagradáveis.

8. Capacite a Equipe

Sua equipe precisa estar preparada para lidar com os desafios do comércio exterior. Ofereça treinamentos sobre:

• Planejamento estratégico

• Conceitos e Práticas Operacionais

• Procedimentos e prazos alfandegários

• Gerenciamento e Segurança na Cadeia Logística

• Idiomas para melhorar a comunicação com parceiros internacionais

  
  

Equipes capacitadas trazem mais eficiência e segurança às operações.

9. Prepare-se para Gerenciar Riscos

O comércio exterior apresenta riscos como atrasos, variações cambiais e barreiras comerciais. Para se proteger:

• Diversifique fornecedores e clientes.

• Estabeleça rotas alternativas para transporte.

• Monitore continuamente as regulamentações do mercado.

  
  

Adotar um seguro de transporte internacional pode minimizar prejuízos.

10. Conte com Especialistas

Mesmo com todo o preparo, é fundamental contar com o apoio de especialistas. Despachantes aduaneiros, consultores de comércio exterior e agentes de carga são indispensáveis para:

• Garantir conformidade legal.

• Facilitar os processos alfandegários.

• Oferecer soluções práticas para imprevistos.

  
  

Esses profissionais trazem a segurança e expertise necessárias para operações bem-sucedidas em todas as etapas desse checklist.

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Iniciar atividades de importação e exportação exige preparação e cuidado. Seguindo este checklist, sua empresa estará pronta para enfrentar os desafios do comércio exterior e aproveitar as oportunidades do mercado global.

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